Outsourcing IT czy informatyk na etacie? Porównanie kosztów i ryzyk

Odpowiedź w skrócie

Dla firmy do około 30-40 osób, która pracuje głównie w chmurze, outsourcing IT jest zwykle tańszy i bezpieczniejszy niż pojedynczy informatyk na etacie. Własny pracownik zaczyna się opłacać, gdy IT to praca na pełny etat każdego dnia, gdy potrzebujesz kogoś fizycznie przy sprzęcie albo gdy systemy są tak specyficzne, że wiedza o nich jest przewagą firmy. Między tymi skrajnościami jest model mieszany, który w średnich firmach sprawdza się najczęściej.

Poniżej porównujemy oba rozwiązania w czterech wymiarach: koszt, ciągłość, kompetencje i kontrola.

Pełny koszt etatu: więcej niż pensja

Koszt pracodawcy to wynagrodzenie brutto plus składki i inne obciążenia, które płaci firma, więc miesięczna kwota jest wyraźnie wyższa niż sama pensja brutto. Ile dokładnie, zależy od wysokości wynagrodzenia, rodzaju umowy i kilku indywidualnych parametrów firmy. Rzetelne wyliczenie dla Twojej sytuacji przygotuje księgowość lub biuro rachunkowe i od niego warto zacząć porównanie.

Do tego dochodzą pozycje, o których łatwo zapomnieć:

• rekrutacja, czyli ogłoszenia, czas właściciela na rozmowy i ryzyko, że pierwszy wybór się nie sprawdzi;
• wdrożenie, bo nowy informatyk przez pierwsze tygodnie dopiero poznaje Waszą sieć, programy i historię problemów;
• narzędzia, np. system do monitoringu, menedżer haseł dla administratorów, oprogramowanie do zdalnego dostępu, laboratorium testowe;
• szkolenia, bez których wiedza z Microsoft 365, Intune czy bezpieczeństwa starzeje się w ciągu roku;
• nieobecności, czyli urlop wypoczynkowy, zwolnienia lekarskie i szkolenia, kiedy nikt nie pilnuje systemów.

Dla porównania: zdalna obsługa w Apply kosztuje od 1 900 zł netto miesięcznie w pakiecie Start dla firm do 10 użytkowników i 3 900 zł netto miesięcznie w pakiecie Biznes. Szczegóły są w cenniku. Nawet jeśli pakiet Premium od 7 500 zł netto wydaje się dużą kwotą, obejmuje dyżur 24/7, którego jedna osoba na etacie nie jest w stanie zapewnić bez nadgodzin i dodatków za gotowość.

Ciągłość: problem jednej osoby

Najpoważniejsze ryzyko etatu nie jest finansowe. To sytuacja, w której cała wiedza o IT jest w głowie jednego człowieka. W małych firmach wygląda to często tak:

• hasła administratora są zapisane w notesie albo w prywatnym menedżerze haseł informatyka;
• nikt poza nim nie wie, gdzie są kopie zapasowe i czy w ogóle działają;
• domena firmy jest zarejestrowana na jego prywatne dane;
• dokumentacja nie istnieje, bo „przecież wszystko wiem”.

Przykład: firma transportowa zatrudniająca 35 osób ma świetnego informatyka na etacie. Gdy odchodzi do większej firmy z miesięcznym wypowiedzeniem, wychodzi na jaw, że połowa konfiguracji serwera i routerów nie jest nigdzie opisana. Przejęcie takiego środowiska trwa wtedy tygodniami, a część ustawień trzeba odtwarzać metodą prób i błędów.

W outsourcingu ta sama wiedza jest rozłożona na zespół i zapisana w dokumentacji, bo dostawca musi zastąpić inżyniera na urlopie bez przerwy w obsłudze. To nie jest kwestia dobrej woli, tylko warunek działania takiej firmy.

Kompetencje: specjalista od wszystkiego nie istnieje

Od informatyka w małej firmie oczekuje się, że zna Windows i macOS, sieci i Wi-Fi, Microsoft 365, kopie zapasowe, bezpieczeństwo, drukarki, program księgowy, a do tego odpowie na pytania o NIS2 i RODO. Taki zakres rzadko idzie w parze z głęboką wiedzą w każdym obszarze.

Zespół zewnętrzny ma przewagę szerokości: osobno pracują ludzie od serwerów, od bezpieczeństwa, od Microsoft 365. Informatyk na etacie ma przewagę głębokości w jednym miejscu: zna Twoją firmę, ludzi i nieformalne zwyczaje. Obie rzeczy mają wartość i warto uczciwie ocenić, której brakuje Ci bardziej.

Porównanie w jednej tabeli

Kiedy etat ma sens

Własny informatyk to dobry wybór, gdy:

• firma ma 80-100 i więcej pracowników, a zgłoszeń jest tyle, że wypełniają pełny etat;
• dużo pracy jest fizycznej, np. hala produkcyjna z terminalami, skanerami i drukarkami etykiet;
• korzystacie z nietypowego systemu branżowego, którego obsługa wymaga codziennej obecności przy procesie;
• zarząd chce mieć osobę, która prowadzi projekty IT od strony biznesu i zarządza dostawcami.

W żadnym z tych przypadków nie oznacza to jednak, że jedna osoba poradzi sobie ze wszystkim.

Osobna sprawa to informatyk na kontrakcie B2B, który pracuje wyłącznie dla Twojej firmy, w stałych godzinach i pod Twoim kierownictwem. Taki układ bywa tańszy na papierze, ale może zostać uznany za stosunek pracy, a problem ciągłości zostaje dokładnie ten sam. Zanim go wybierzesz, skonsultuj warunki z księgowym lub prawnikiem.

Model mieszany: najczęstszy wybór w średnich firmach

W firmach od 30 do 150 osób często dobrze działa podział pracy. Wewnętrzny informatyk zajmuje się użytkownikami, sprzętem na miejscu i sprawami, które wymagają znajomości ludzi. Zewnętrzny zespół przejmuje serwery, kopie zapasowe, bezpieczeństwo, monitoring i dyżur po godzinach. Twój pracownik ma zastępstwo na urlop, a Ty masz pewność, że hasła i konfiguracja są udokumentowane.

Współpracę można też zacząć z drugiej strony: firma do 20 osób bierze pełny outsourcing, a gdy urośnie, zatrudnia pierwszą osobę do spraw fizycznych i codziennej pomocy przy biurkach. Więcej o tym, jak pracujemy z mniejszymi zespołami, znajdziesz na stronie IT dla małych firm.

Jak podjąć decyzję

Zrób prosty rachunek: policz pełny roczny koszt etatu razem ze składkami, narzędziami i szkoleniami, a obok wpisz roczny koszt abonamentu. Potem dopisz ryzyka, których nie da się wycenić wprost: urlop, odejście, brak dokumentacji. Jeśli chcesz zobaczyć, jak rozkłada się koszt samej obsługi w różnych modelach rozliczeń, zajrzyj do artykułu ile kosztuje obsługa IT małej firmy.

Jeśli masz już informatyka i zastanawiasz się, czy odciążyć go zewnętrznym wsparciem, opisz nam jego zakres obowiązków. Zaproponujemy podział, w którym outsourcing IT uzupełnia jego pracę, a nie ją zastępuje.