Rozwiązanie · Według zadania

Dane w UE

Pytanie „gdzie trzymacie nasze dane?” pojawia się dziś w ankietach dużych klientów, w specyfikacjach przetargowych i na zarządach. Odpowiedź „w chmurze” już nie wystarcza. Pokazujemy czarno na białym, które systemy przetwarzają dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym, które poza nim, a tam, gdzie to ma sens, przenosimy je do centrów danych w UE. O tym, czy dany transfer jest dopuszczalny, rozstrzyga Twój prawnik lub IOD. My dajemy mu rzetelne dane techniczne.

Zamów mapę przepływów Zobacz zakres

EOG

27 państw UE oraz Islandia, Liechtenstein i Norwegia

SCC

standardowe klauzule umowne w umowach dostawców

100 %

mapa i migracja wykonywane zdalnie

po 18:00

przełączenie systemów poza godzinami pracy

Z czego składa się rozwiązanie

Sześć kroków od inwentaryzacji do utrzymania. Najwięcej niespodzianek kryje się nie w głównym systemie, lecz w dodatkach: wtyczkach, narzędziach marketingowych i kopiach zapasowych.

Wyślij zapytanie

Mapa przepływów danych

Spisujemy systemy i usługi SaaS, region, w którym działa każdy z nich, jego podwykonawców oraz to, skąd łączy się wsparcie techniczne dostawcy. Sprawdzamy też skrypty na stronie: czat, analitykę, piksele reklamowe.

Materiał dla prawnika

Przy każdym transferze poza EOG zaznaczamy, na co powołuje się dostawca: standardowe klauzule umowne, certyfikację w EU-US Data Privacy Framework lub inny mechanizm. Ocenę, czy to wystarcza, zostawiamy Twojemu IOD lub prawnikowi.

Microsoft 365 i Google Workspace

Sprawdzamy, w jakiej lokalizacji jest tenant, jakie ustawienia rezydencji danych są dostępne w Twojej licencji i które funkcje, na przykład dodatki czy wbudowane usługi AI, mogą przetwarzać dane gdzie indziej.

Hosting w centrach danych UE

Serwery VPS, dedykowane lub magazyn S3 w Polsce albo w innym kraju Unii. Dobieramy je do obciążenia i do wymagań klientów, biorąc pod uwagę także to, gdzie ma siedzibę spółka matka dostawcy.

Kopie zapasowe w EOG

Częsty przypadek: system stoi w Polsce, a kopie trafiają do zasobnika w amerykańskim regionie, bo tak ustawiono go domyślnie. Przenosimy kopie do UE, włączamy szyfrowanie i sprawdzamy odtwarzanie.

Migracja i opieka po niej

Przenosimy dane, konfigurację i integracje według planu z próbą generalną i drogą powrotu. Po przełączeniu przez uzgodniony okres pilnujemy nowego środowiska uważniej niż zwykle i aktualizujemy dokumentację.

Przeprowadzka krok po kroku

Nie wszystko trzeba przenosić. Czasem wystarczy zmienić region w ustawieniach, czasem wymienić jedno narzędzie, a czasem pozostać przy dostawcy i dobrze to udokumentować.

Inwentaryzacja

Powstaje lista systemów, regionów, podwykonawców i zależności. Z nią Twój prawnik decyduje, co zostaje, a co się przenosi.

Środowisko docelowe

Stawiamy nową infrastrukturę w UE, kopiujemy na nią dane i testujemy z udziałem kilku użytkowników. Błędy wychodzą na próbie, nie w poniedziałek rano.

Przełączenie

Wieczorem lub w weekend, system po systemie. Stare środowisko zostaje włączone, dopóki nie potwierdzisz, że wszystko działa.

Porządki

Wyłączamy stare usługi, żebyś nie płacił podwójnie, usuwamy dane u poprzedniego dostawcy i przekazujemy zaktualizowaną mapę przepływów.

Dane wychodzą z UE bocznymi drzwiami. Formularz kontaktowy wysyła zgłoszenia przez zagraniczną usługę mailową, sklep ładuje czat obsługiwany spoza Europy, a program do podpisu dokumentów archiwizuje umowy w innym regionie niż sam dokument. Dlatego zaczynamy od mapy, a nie od wyboru serwerowni.

Pytania i odpowiedzi

Nie wprost. Transfer poza EOG wymaga odpowiedniej podstawy, a to, czy w Twoim przypadku ona jest, ocenia prawnik lub IOD. W praktyce wymóg „dane tylko w UE” częściej stawia klient, zamawiający w przetargu albo zarząd, który nie chce co roku wracać do tego tematu. My pokazujemy, jak to wygląda technicznie i ile kosztuje zmiana.

To pytanie do prawnika, nie do informatyka. Ze swojej strony sprawdzimy, czy certyfikacja faktycznie obejmuje spółkę, z którą masz umowę, jakie dane do niej trafiają i czy da się ograniczyć ich zakres ustawieniami. Takie ramy bywały w przeszłości podważane, dlatego część firm woli mieć przygotowany wariant w UE na wszelki wypadek.

Zależy od liczby systemów i powiązań między nimi, dlatego orientacyjny harmonogram podajemy po inwentaryzacji, a termin ustalamy w umowie. Samo kopiowanie danych to drobna część. Najwięcej czasu zajmują integracje, na przykład sklep połączony z BaseLinkerem i systemem kurierskim, oraz ustalenie terminu przełączenia.

Kopia zawiera te same dane co system, więc zwykle obowiązują ją te same zasady. Mimo to wiele firm o niej zapomina: produkcja stoi w Polsce, a backup od lat ląduje za oceanem. Przy okazji mapy przepływów sprawdzamy lokalizację kopii, ich szyfrowanie i to, kto ma do nich klucze.

Są trzy drogi: postawić rozwiązanie open source na serwerze w UE, oddzielić dane osobowe tak, żeby do zagranicznej usługi trafiały tylko dane zanonimizowane, albo zostać przy narzędziu z udokumentowaną podstawą transferu. Wybór zależy od kosztu i od oceny prawnej, którą przygotowuje Twój IOD.

Usługi, z których składa się rozwiązanie

Wszystkie usługi

Obszar 06 Chmura i hosting Serwery w centrach danych na terenie UE Obszar 06 Magazyn obiektowy S3 Archiwa i pliki w europejskim regionie Obszar 12 Migracja systemów i baz danych Przeprowadzka z próbą i drogą powrotu Obszar 07 Backup w chmurze Szyfrowane kopie przechowywane w UE Rozwiązanie Zgodność z RODO Techniczna strona ochrony danych

Gdzie dziś są Twoje dane?

Wypisz systemy i usługi, z których korzysta firma, a jeśli wiesz, także to, gdzie są hostowane. Odpiszemy w ciągu dnia roboczego z propozycją mapy przepływów i jej ceną.

E-mail
office@apply.pl

Godziny pracy
pon.-pt. 8:00-18:00, odpowiedź w ciągu dnia roboczego

Spotkania
Online w Teams lub Google Meet

Zgadzam się na przetwarzanie moich danych przez Apply w celu odpowiedzi na zapytanie, zgodnie z polityką prywatności