Zasady dotyczą serwisu apply.pl, formularza zapytania oraz wiadomości, które wysyłasz do nas e-mailem. Nie obejmują danych, które przetwarzamy w systemach naszych klientów podczas obsługi IT. W takich sytuacjach administratorem jest klient, a my działamy jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
Kto jest administratorem danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Apply. Pełne dane identyfikujące administratora przekażemy na każdą prośbę wysłaną na adres podany niżej. We wszystkich sprawach dotyczących prywatności piszesz na jeden adres: office@apply.pl. Wiadomość trafia do osoby, która odpowiada za ochronę danych w naszym zespole.
Jakie dane zbieramy
Prosimy tylko o to, bez czego nie da się odpowiedzieć na zapytanie ani wykonać umowy. Przez stronę nie zbieramy numeru PESEL, danych o zdrowiu ani innych danych szczególnych kategorii.
- Formularz zapytania - imię i nazwisko, dane do kontaktu (adres e-mail albo numer telefonu, który sam podasz), wybrany temat oraz treść wiadomości.
- Dane techniczne zapisywane przy wysyłce - adres strony, z której wysłano formularz, adres IP i user agent przeglądarki. Dzięki nim odsiewamy spam i wychwytujemy nadużycia.
- Współpraca - dane osób kontaktowych po stronie klienta, dane do faktur i korespondencja związana z umową.
- Zgłoszenia serwisowe - opis problemu, historia rozmów i notatki inżyniera z wykonanych czynności.
Nie wpisuj haseł do formularza ani do zwykłego maila. Dostępy do Twoich systemów przekazujemy sobie wyłącznie ustalonym wcześniej, szyfrowanym kanałem.
Po co przetwarzamy dane
- Żeby odpowiedzieć na Twoje pytanie i przygotować wycenę.
- Żeby zawrzeć umowę z Tobą lub Twoją firmą i ją wykonać.
- Żeby prowadzić zgłoszenia serwisowe i mieć ślad tego, co zrobiliśmy.
- Żeby wystawiać faktury i wywiązać się z obowiązków podatkowych oraz rachunkowych.
- Żeby chronić serwis przed spamem, botami i próbami ataku.
- Żeby móc dochodzić roszczeń albo się przed nimi bronić, jeśli kiedyś dojdzie do sporu.
Podstawy prawne i okres przechowywania
Każdy cel ma własną podstawę z art. 6 RODO i własny okres przechowywania. Dane trzymamy tylko tak długo, jak to niezbędne.
| Cel | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza lub e-maila | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz lit. f (prawnie uzasadniony interes: kontakt z osobą, która do nas napisała) | Przez okres niezbędny do obsługi zapytania i dalszej korespondencji albo do skutecznego sprzeciwu |
| Wykonanie umowy i obsługa zgłoszeń | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) | Czas trwania umowy, a potem do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Faktury i dokumentacja księgowa | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości) | Tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe |
| Ochrona przed spamem i nadużyciami | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo serwisu) | Adres IP i user agent: przez okres niezbędny do wykrywania nadużyć i zapewnienia bezpieczeństwa serwisu |
| Ustawienia zapisane w przeglądarce | Niezbędne do działania serwisu | Do czasu, aż je usuniesz |
Pliki cookies i pamięć przeglądarki
Nie używamy żadnych narzędzi analitycznych, pikseli reklamowych ani cookies śledzących. Serwis ustawia jedynie cookie sesji i cookie zabezpieczające formularz przed atakiem CSRF. Bez nich nie da się wysłać zapytania, a przeglądarka usuwa je po wygaśnięciu sesji.
Oprócz tego w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) zapisujemy trzy drobne ustawienia: wybrane miasto, jasny lub ciemny motyw oraz informację, że komunikat o cookies został już przez Ciebie przyjęty. Te wartości nie są wysyłane na nasz serwer i możesz je w każdej chwili wyczyścić w ustawieniach przeglądarki. Jeśli kiedyś włączymy analitykę, najpierw zaktualizujemy ten dokument i poprosimy o Twoją zgodę.
Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych i nie wykorzystujemy ich do reklam. Dostęp do nich mają tylko podmioty, bez których nie moglibyśmy działać.
- Dostawca hostingu - utrzymuje serwer, na którym działa strona i zapisują się zgłoszenia z formularza.
- Dostawca poczty e-mail - obsługuje skrzynkę office@apply.pl i naszą korespondencję.
- Organy publiczne - wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego prawo, na przykład urząd skarbowy przy kontroli podatkowej.
Dostawcy przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia i tylko na nasze polecenie. Jeśli którykolwiek z nich przekazywałby dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to wyłącznie z zastosowaniem zabezpieczeń przewidzianych w RODO, na przykład standardowych klauzul umownych.
Usuwanie danych i zabezpieczenia
Gdy dane przestają być potrzebne do celów z tabeli, usuwamy je albo anonimizujemy tak, że nie da się już ustalić, kogo dotyczyły.
- Do danych mają dostęp tylko osoby, które potrzebują ich w pracy.
- Korzystamy z imiennych kont i uwierzytelniania dwuskładnikowego tam, gdzie system na to pozwala.
- Połączenia są szyfrowane, a kopie zapasowe leżą oddzielnie od środowiska produkcyjnego.
- Nie zbieramy pól, które nie są potrzebne do odpowiedzi na zapytanie lub wykonania umowy.
Twoje prawa
RODO daje Ci kilka uprawnień. Możesz z nich skorzystać w dowolnym momencie, bez podawania powodu tam, gdzie przepisy tego nie wymagają.
- Dostęp do danych i otrzymanie ich kopii (art. 15).
- Sprostowanie danych nieprawidłowych lub nieaktualnych (art. 16).
- Usunięcie danych, czyli „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17).
- Ograniczenie przetwarzania, na przykład na czas wyjaśniania sporu (art. 18).
- Przeniesienie danych do innego podmiotu w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20).
- Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21).
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.
Dokumentów księgowych nie usuniemy przed końcem okresu, przez który przepisy podatkowe każą je przechowywać, nawet na Twoją prośbę. Po tym terminie je usuwamy.
Kontakt w sprawie danych
Pytania o ten dokument oraz wnioski o dostęp, sprostowanie czy usunięcie danych wyślij na office@apply.pl. Skrzynkę sprawdzamy od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-18:00. Pozostałe sposoby kontaktu opisaliśmy na stronie Kontakt.